8 PASSOS PARA CRIAR O ROTEIRO DE UMA APRESENTAÇÃO

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Como roteirizar uma apresentação?

Por que devemos criar um roteiro antes de pensar nos slides da apresentação?

A maioria das pessoas que tenho treinado comenta que entendem a importância de roteirizar uma apresentação, mas poucos utilizam da técnica. Por que isso ocorre? Tenho me aprofundado a respeito do assunto e os principais motivos encontrados foram: falta de tempo para fazer e falta de conhecimento de como fazer.

Este post tem o objetivo de solucionar o segundo motivo, ou seja, como fazer!

Após alguns anos de pesquisa com base em autores que tratam do tema e aplicando treinamentos na área, cheguei à conclusão que a criação de roteiros para apresentações pode ser feita em 8 passos. Em respeito a outros métodos ressalto que também existem outras formas que podem ser efetivas para atingir essa mesma finalidade.

Os 8 passos estão divididos em 3 etapas: Diagnóstico (preparação), Definição das Mensagens de Valor, Estruturação do Storyboard. Vamos iniciar falando sobre os 3 passos iniciais (etapa I):

1° Passo: Perfil do público presente

Antes de pensar em criar slides, ou mesmo escrever as mensagens de sua apresentação, é preciso responder algumas perguntas a respeito do público:

  • Quem estará presente na apresentação?
  • Qual o nível de conhecimento da audiência acerca dos temas?
  • Os presentes possuem conhecimento técnico?
  • Existe algum segmento da audiência que você gostaria de focar?

Alguns apresentadores caem no erro de não mapear adequadamente esta informação e por isso têm sérios problemas para gerenciar a curva de atenção da audiência ao longo de suas apresentações.

2° Passo: Objetivos da apresentação

O segundo passo trata dos objetivos da apresentação. Segundo Peter Drucker, “A melhor forma de prever o futuro é construí-lo”. Comece a construir os resultados de sua apresentação tendo clareza daquilo que você pretende alcançar. Seja o mais específico possível.

Seguem algumas perguntas que podem ajudar:

  • Qual é o propósito da apresentação?
  • Para você, o que significa sucesso ao final da apresentação?
  • Que reflexões você quer que sua audiência tenha?
  • Quais são os próximos passos que preciso de engajamento dos participantes ao terminar a apresentação?

3° Passo: Definição dos Problemas

O terceiro passo tem como objetivo definir os problemas que serão resolvidos através de sua apresentação. Independente do tipo de apresentação, você precisa trazer soluções para algo, as pessoas vão esperar isso de você.

Nesse momento você pode utilizar três abordagens: problemas, desafios ou oportunidades. Normalmente sugiro que o enfoque seja nos problemas, pois dessa forma você estimula as pessoas a se sentirem angustiadas por não conseguir resolvê-lo, quebra a acomodação e estimula a ação. Porém, em algumas situações os demais enfoques também podem gerar resultados positivos.

Reflexões sobre o assunto:

  • Quais problemas pretendo resolver através da apresentação?
  • O público presente está procurando soluções para este problema?
  • O público presente está disposto a investir na resolução deste problema?
  • Você possui as soluções necessárias para resolver este problema?

É importante ressaltar: cuidado ao tratar do “problema” durante a apresentação! As pessoas em geral não gostam que seus erros sejam apontados. Crie um cenário que possibilite reflexões que levaram os presentes a concluir que possuem aquele problema e que isso precisa ser resolvido.

Agora que já foram levantadas informações básicas sobre o público, os objetivos da apresentação e os problemas que deverão ser resolvidos, há uma clara tendência de que você será mais assertivo na construção da mensagens de valor de sua apresentação.

Primeira etapa concluída!

Agora vamos explorar os dois passos da etapa II.

 4º Passo: Construção das Mensagens de Valor

Esse é um dos momentos mais importantes da preparação de um roteiro. Porém são poucos os que investem o tempo necessário para cumprir essa etapa. As mensagens de valor são aquelas informações que você gostaria que sua plateia levasse consigo. Uma mensagem de valor efetiva é aquela que perdura por dias, talvez semanas, ou até mesmo anos na cabeça das pessoas que assistiram sua apresentação.

Ao longo dos anos venho pesquisando, testando e medindo diversas metodologias para apoiar as apresentadores na construção de mensagens, e hoje vou compartilhar um dos métodos mais efetivos que conheço.

É importante ressaltar que a mensagem deverá fazer sentido para sua plateia, sejam eles tomadores de decisão, estudantes, empresários, médicos, etc. Muitos apresentadores se equivocam ao estabelecer mensagens que fazem sentido somente para si próprios. Lembre-se a mensagem não é para você, portanto cuidado com terminologias, com seu nível complexidade, ou mesmo com a forma como ela será comunicada.

Um método simples de construção de mensagens é desenvolvê-las com base nos problemas, desafios ou áreas de oportunidade que a plateia possui. Se você pretende ter engajamento do público com suas mensagens invista o tempo for necessário nesta etapa.

5º Passo: Criar um slogan

Uma das pessoas que mais teve sucesso ao criar slogans em apresentações foi Steve Jobs. Jobs criava os slogans de suas apresentações e produtos como se estivesse escrevendo no Twitter, ou seja, com frases concisas que se limitavam a 140 caracteres.

Albert Einstein diz que “se você não consegue explicar as coisas de forma simples, não compreendeu suficientemente bem”, ou seja, a capacidade de sintetizar e simplificar as mensagens de valor de sua apresentação demonstram sua preocupação em fazer com que o público realmente entenda as mensagens que você quer transmitir.

Sendo assim aventure-se e passe a criar um slogan com uma descrição ou conceito de sua empresa, produto ou serviço em apenas uma frase em todas as suas apresentações. Os slogans mais eficazes são concisos, com no máximo 140 caracteres, são objetivos e revelam um objetivo pessoal.

Lembre-se que o slogan é uma declaração que oferece ao seu público uma visão de um futuro melhor. Não é sobre você. É sobre eles.

Segunda etapa concluída!

Com as mensagens de valor da apresentação já definidas podemos seguir ao próximo passo que seria a estruturação do storyboard ou roteiro. Seguimos com a etapa III.

6º Passo: Abertura da Apresentação

A abertura de uma apresentação é um dos momentos mais importantes. Lembre-se que é improvável que você tenha uma segunda chance para criar uma boa primeira impressão. Existem algumas técnicas poderosas que podem tornar sua abertura algo que realmente desperte a atenção de sua audiência. Segundo Garr Reynolds (Presentation Zen) uma das maneiras de gerar engajamento com a platéia desde o início é utilizando a abertura PUNCH:

  • Personal (Pessoal )
  • Unexpected (Inesperado)
  • Novel (Novo)
  • Challenging (Desafiador)
  • Humorous (Humorado)

Ja Jerry Weissman (Presentation to Win), defende que existem 7 tipos de aberturas clássicas:

  • Perguntas
  • Curiosidade
  • Retrospecção
  • Anedota
  • Citação
  • Provérbio
  • Analogia

Ao longo dos últimos anos tenho feito várias apresentações, algumas com foco em vendas de produtos ou serviços, outras com foco e treinamento de equipes e também palestras para públicos maiores. Sempre que início qualquer apresentação seja para um grande público ou para um público mais restrito faço uma abertura de impacto utilizando analogias, histórias, imagens, vídeos, números, etc. É uma forma muito poderosa para gerar engajamento com o público e despertar a atenção para os temas que serão abordados.

Algo que pode ser importante em alguns casos ainda na etapa inicial da apresentação é efetuar um alinhamento de expectativas e descrever claramente os pontos chaves que serão apresentados e o valor de cada um destes para a audiência (agenda).

Crie empatia com a audiência desde o princípio.

7º Passo: Temas Centrais (conteúdo)

Um dos grandes desafios que apresentadores enfrentam é conseguir gerenciar a curva de atenção do público no momento em que o conteúdo está sendo exposto. Existem inúmeros distratores que jogam contra o apresentador (WhatsApp, facebook, e-mails, SMS, clientes, família, etc).

Segundo Aristóteles uma forma poderosa de conseguir contar uma boa historia e reter a atenção das pessoas é aplicar a técnica dos três atos, a mesma consiste em dividir a história (nesse caso a apresentação) em vários temas centrais, cada tema com princípio, meio e fim. Dessa forma se algum dos presentes se distrair em um determinado momento, é possível tentar resgatar sua atenção no próximo tema.

Nesse passo, constatamos que o conteúdo que será exposto durante a apresentação é tão importante quanto a forma que ele será comunicado.

Reflexões para validar como estão os conteúdos dos temas centrais de sua apresentação:

  • Serão utilizado números ou apresentadas referências na abordagem deste tema?
  • Que tipo de perguntas serão utilizadas para causar reflexão na audiência?
  • Você possui clareza dos benefícios tangíveis que a audiência pode obter com o seu conteúdo?
  • Quais imagens ou vídeos serão utilizados nesta etapa
  • Seus temas possuem conclusões intermediárias visando gerenciar a curva de atenção?

Após alguns estudos constatamos que grandes apresentadores utilizam-se de algumas técnicas simples porém bastante efetivas para esta etapa da apresentação. Seguem algumas:

Planejamento analógico: Lembre-se que ainda não estamos falando de slides. Segundo Garr Reynolds (O Apresentador Nu) uma técnica para obter boas ideias no momento de gerar conteúdo é usando o planejamento analógico. Ou seja, toda a preparação de conteúdo deve ser realizada com lápis e papel. Dessa forma você evita vícios, não prática imediatamente o re-uso de outros slides de apresentações anteriores e se condiciona a fazer algo 100% direcionado para o público de sua apresentação.

Técnica do contraste: segundo Nancy Duarte (Slide Ology) uma maneira poderosa de manter a atenção é fazendo um contraste durante toda a apresentação entre o que é (cenário atual) e o que poderia ser (cenário futuro). Você coloca as pessoas para pensar no cenário atual e em seguida você projeto um cenário futuro onde elas poderiam estar. A lacuna entre estes dois cenários provavelmente será o conteúdo de sua apresentação.

AIDA: Originalmente este é um conceito de marketing e vendas desenvolvido por ST. Elmo Lewis, em 1898. AIDA é uma abreviação de uma ferramenta de gestão da comunicação usada pelo marketing para as palavras: Atenção, Interesse, Desejo e Ação. Refere-se a um modelo que procura descrever os estados mentais pelos quais os passam no processo da adquirir produtos ou serviços. Porém o mesmo é totalmente aplicável em apresentação de qualquer tipo, na abordagem da fórmula AIDA, procura-se identificar o estado mental do cliente como um guia para levá-lo de uma fase do processo de compra para a próxima.

Modalidades de comunicação: Todos os seres humanos utilizam três modalidades de comunicação (visual, auditiva e cinestésica), porém existe uma que predomina em cada pessoa. Em uma apresentação é importante levar em consideração que provavelmente você terá em sua plateia os três perfis de público. É necessário cuidado para não criar apresentações que sejam direcionadas para somente um dos perfis, pois dessa forma não se retém a atenção dos outros. Agora você já possui técnicas para estruturar seu conteúdo. O último passo e não menos importante é o “Encerramento”.

8º Passo: Encerramento

O encerramento é um dos momentos mais importantes, quando pensamos em um filme o encerramento é o momento que todos esperam. Muitos apresentadores pecam ao dedicar muito tempo em etapas anteriores e fazem o encerramento de maneira rápida e sem dar a devida importância, este é um grande erro pois é neste momento que você validará se o objetivo da apresentação será alcançado ou não.

Independente do tipo de apresentação um dos objetivos do encerramento é instigar o público a fazer algo com a informação obtida. Para isso é necessário ter clareza de quais serão os próximos passos que você irá propor ao público e o que eles ganharão com isso. O encerramento deve ser algo emocional.

Algumas dicas para avaliar como está o encerramento de sua apresentação:

  • Há um resumo das principais mensagens de valor que você quer que a audiência leve consigo?
  • Estão sendo apresentadas referência positivas ou depoimentos?
  • Sua apresentação instiga o público a entrar em ação (de alguma forma)?
  • Existe um processo de sensibilização para obter engajamento com os próximos passos?

Finalizamos aqui os 8 passos para roteirizar uma apresentação. Lembrando que todo este processo deve ser feito de maneira analógica (papel e lápis). Neste estágio de preparação evite utilizar as ferramentas de apresentação (powerpoint, prezi, keynote,etc), você poderá fazer bom uso após criar toda a estrutura sugerida.

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SOBRE VINÍCIUS CARVALHO

Vinícius Carvalho

Palestrante profissional, Consultor e Coach Empresarial certificado no México, pela franquia líder mundial em Capacitação eTreinamento Empresarial, ActionCOACH.

Ao longo dos últimos anos Vinícius realizou mais de 400 Workshops, tendo treinado inúmeros apresentadores, profissionais de vendas e pré-vendas, executivos, managers, empresários, em diversos países da América Latina.
Graduado em Administração com especialização em Marketing, desenvolveu trabalhos específicos em mais de 450 empresas juntamente com sua equipe.Vinícius se destaca por ser fornecedor autorizado de treinamentos da Multinacional ORACLE na América Latina e também por ter sido um dos responsáveis, no Brasil, pela capacitação dos canais de venda da SAP.

 

 

 

 

 

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